SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL)

BAB 9

SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL)

E-Mail (Electronic Mail) adalah surat elektronik kita di internet. Seperti yang telah pernah kita bahas bahwa untuk bisa menerima dan mengirim E-Mail, kita harus terlebih dahulu mempunyai kotak surat (mail box) yang digunakan sebagai tempat pengiriman dan penyimpanan surat-surat kita.

Di dalam kotak surat ini terdapat banyak fasilitas tambahan penting untuk kita gunakan dan ketahui. Diantaranya adalah tempat penyimpanan alamat e-mail, surat-surat yang penting bagi kita.

Untuk bisa mengirim dan menyimpan e-Mail, maka kita memerlukan sebuah kotak surat (Mail Box) sebagai tempat pengiriman dan penyimpanan e-Mail tersebut. Dari kotak surat inilah kita bisa mengatur dan mengelola surat-surat yang akan kita kirim ataupun surat-surat yang akan kita terima.

Untuk memiliki kotak surat (Mail Box) ini, kita harus terlebih dahulu mendaftarkannya pada suatu situs yang menyediakan fasilitas e-Mail gratis.

Contohnya pada situs Yahoo.com, Plasa.com,Telkom.net, dll.

A.  SEJARAH E-MAIL

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Anatomi Ratel, sebagai contoh:

emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Keterangan:

-      emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver

-      surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:

-      surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain

-      vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)

-      net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)

-      id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.

Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima

Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

1.   Registrasi e-Mai

Untuk bisa mengirim dan menyimpan e-Mail, maka kita memerlukan sebuah kotak surat ( Mail Box ) sebagai tempat pengiriman dan penyimpanan e-Mail tersebut. Dari kotak surat inilah kita bisa mengatur dan mengelola surat-surat yang akan kita kirim ataupun surat-surat yang akan kita terima.

Untuk memiliki kotak surat (Mail Box) ini, kita harus terlebih dahulu mendaftarkannya pada suatu situs yang menyediakan fasilitas e-Mail gratis. Contohnya pada situs Yahoo.com, Plasa.com,Telkom.net, dll.

Langkah-langkah dalam registrasi e-Mail :

1.     Bukalah situs penyedia e-Mail yang ingin Anda daftar.

2.     Cari bagian pendaftaran kemudian klik daftar ( Sign Up / Register ).

3.     Tampil Formulir Pendaftaran.

4.     Isilah formulir pendaftaran sesuai dengan keterangan yang diminta.

5.     Cek kembali formulir pendaftaran Anda.

6.     Klik tanda selesai ( Finish, Submit, dll ) jika Anda telah selesai mengisi.

Perhatikan:
Username/User ID : Berisi nama untuk login ( masuk )

Password : Berisi kata sandi atau PIN untuk login

Re-type Password : Password diketik ulang

Pekerjaan / Industry : Berisi Jenis usaha

Setelah Anda berhasil mendaftarkan e-Mail Anda, maka akan tampil satu konfirmasi yang memberikan informasi Mail Box yang baru saja Anda daftarkan. Informasi yang diberikan adalah Username / User ID yang merupakan nama untuk masuk ke dalam Mail Box dan informasi alamat e-Mail Anda yang akan Anda berikan kepada orang lain.

2.   Fitur-fitur dalam e-Mail

Setelah kita mendaftarkan email, maka kita dapat menggunakan berbagai fasilitas dan fitur yang terdapat di dalamnya.

-      Kotak Surat (Inbox/Check Mail) -- Berfungsi untuk mengecek ada tidak surat yang masuk untuk Anda. Disinilah tempat penyimpanan dari surat-surat yang Anda terima.

-      Tulis Surat (Compose) -- Berfungsi untuk menampilkan formulir pengiriman surat. Disini tempat untuk Anda mengetik surat yang akan Anda kirim.

-      Draft –- Tempat penyimpanan sementara konsep email yang belum kita kirim.

-      Log Out (Sign Out) -- Digunakan untuk keluar dari Mail Box Anda sekaligus mengunci Mail Box tersebut sehingga orang lain tidak bisa masuk ke Mail Box Anda.

-      Folder –- Digunakan untuk membuat folder khusus penyimpanan surat-surat tertentu.

-      Chatting –- Digunakan untuk berkomunikasi lisan secara langsung ke sesame pengguna email.

-      Application -– Berisi aplikasi-aplikasi tambahan yang terintergrasi dengan fitur email.

3.   Mengirim e-Mail (sending e-mail)

Setelah kita mempunyai email kita dapat melakukan proses-proses pengiriman dan penerimaan email selayaknya terjadi dalam penggunaan surat konvensional.

Berikut adalah langkah-langkah dalam mengirim e-mail :

1.     Klik Tulis Surat (Compose);

2.     Tampil Formulir pengiriman e-Mail;

3.     Isilah formulir Pengiriman sesuai keterangan yang diminta;

4.     Kemudian klik kotak Kirim (Send);

5.     Akan tampil konfirmasi keberhasilan pengiriman e-Mail.

Perhatian:
Kepada / To : Diisi dengan alamat e-Mail tujuan.Perihal / Subject : Judul atau Topik surat yang akan dikirim

Cc dan BCc : Diisi dengan alamat e-Mail yang lain jika mau mengirim surat tsb kebanyak tujuan / alamat e-Mail.

* Alamat e-Mail harus diisi dengan benar karena sangat sensitif

4.   Menerima e-Mail yang Masuk (Incomming Mail)

Setiap surat yang masuk untuk Anda akan disimpan di bagian Kotak Surat ( INBOX ). Untuk mengetahui atau mengecek surat-surat yang masuk tersebut :

1.     Klik Kotak Surat (INBOX);

2.     Akan tampil banyak kolom (Status, From, Subject, dll) yang berisi surat-surat untuk Anda;

3.     Pilih salah satu surat untuk dibaca;

4.     Klik Nama pengirim atau Judul surat untuk membaca isi surat tersebut.

* Perhatian : Ada situs yang diklik nama pengirim untuk membaca seperti Plasa.com, namun ada juga yang diklik Subjectnya untuk membaca seperti Yahoo.com

5.   Informasi Gagal dalam Pengiriman e-mail

Terkadang dalam pengiriman surat kita perlu tahu apakah email yang kita kirim gagal atau tidak dikirimkan ketujuan. Untungnya email mempunyai layanan informasi apabila terjadi kegagalan dalam pengiriman email.

Fasilitas email ini bernama mail delivery subsystem atau mail daemon delivery. Apabila pada saat diklik inbox, pada subjek terdapat judul seperti diatas maka kemungkinan besar itu adalah informasi mengenai pengiriman email yang gagal.

B.  PENGIRIMAN FILE LAMPIRAN (ATTACMENT)

Di dalam e-mail, bagian yang digunakan untuk melampirkan file yang telah kita buat dan simpan di Disket atau di Harddisk dalam bentuk .doc, .txt dan bentuk lainnya adalah attachment (lampiran) (biasa disingkat attach). Attachment ini berada dalam bagian pengiriman surat atau compose.

Langkah- langkah pengiriman file (attachment) :

1.     Klik COMPOSE untuk masuk ke bagian pengiriman e-mail;

2.     Klik ATTACH FILES untuk memulai pengiriman file;

3.     Klik BROWSE untuk memilih file yang ingin Anda kirim;

4.     Klik ATTACH FILES untuk memasukkan file tersebut;

5.     Tunggu sampai ada konfirmasi selesai;

6.     Klik BROWSE kembali jika Anda ingin memasukkan file yang lain;

7.     Jika tidak, klik DONE untuk menyelesaikan pemasukkan file ke e-mail;

8.     File tersebut siap dikirimkan.

C.  PENGIRIMAN KE BANYAK TUJUAN

Email juga mempunyai fasilitas lain yaitu fasilitas pengiriman surat ke banyak tujuan sehingga lebih efektif dan efisien dalam pengiriman email dengan isi surat dan lampiran yang sama.

Dalam kotak surat tersedia juga fasilitas untuk mengirim surat/e-mail ke banyak tujuan, yaitu :

1.     CC     => Copy Carbon Berfungsi sebagai tembusan dan tujuan alamat e-mail yang kedua.

2.     BCC   => Blind Copy Carbon Berfungsi sebagai arsip dari file surat yang akan dikirim sekaligus juga tempat tujuan alamat email yang ketiga

D.  FITUR LAIN DALAM E-MAIL

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas bagian atau fungsi lain yang terdapat dalam mailbox e-Mail kita.

1.   Folder

FOLDER : Bagian kotak khusus dalam mailbox kita. Disini kita bisa membuat kotak-kotak surat untuk surat-surat khusus kita.

2.   Draft/Arsip

DRAFT : Merupakan tempat penyimpanan surat-surat yang belum selesai kita ketik dan kirim (masih berupa konsep surat)

 

3.   Kotak tempat Surat Terkirim (Sent)

SENT : Tempat arsip surat-surat yang telah Anda kirim

4.   Kotak Tempat Surat yang dibuang (Trash)

TRASH : Tempat surat-surat yang telah Anda hapus.

5.   Pilihan-pilihan email (Option)

OPTION : Berisi menu-menu pilihan untuk mengatur bentuk dan tampilan mailbox e-Mail Anda.

CONTACTS : Tempat kita memasukan alamat-alamat e-Mail relasi kita ke dalam mailbox e-Mail.

APPLICATIONS : Berisi aplikasi-aplikasi tambahan yang terintergrasi dengan fasilitas email.